オンライン秘書の募集要項を見ると、「Slack、Notionが使える方」「Google Workspaceの操作に抵抗がない方」といった条件が並んでいて、未経験の人はここで手が止まりがちです。
でも安心してください。現場で使うツールは驚くほど共通していて、主要な7つを触ったことがあれば大半の案件に対応できます。しかもすべて無料プランで練習可能です。この記事では、それぞれのツールが現場でどう使われるかと、「使えます」と言えるレベルになる練習法をセットで紹介します。
必須ツール7選と現場での使われ方
ツール | 用途 | 現場でよくやる操作 |
|---|---|---|
Gmail | メール代行 | ラベル整理、定型文(テンプレート)返信、予約送信 |
Googleカレンダー | 日程調整 | 予定の登録・変更、会議URLの添付、空き枠の共有 |
Googleスプレッドシート | リスト・簡易集計 | 入力、並べ替え、フィルタ、SUM・COUNTIF程度の関数 |
Googleドキュメント | 議事録・文書作成 | 見出し設定、コメント、共有権限の管理 |
Slack | 社内連絡 | スレッド返信、メンション、リマインダー設定 |
Zoom | オンライン会議 | 入退室、画面共有、録画、待機室の管理 |
Notion | マニュアル・タスク管理 | ページ作成、データベースの表示切替、チェックリスト |
ポイントは、どのツールも「高度な機能」は求められないこと。オンライン秘書に必要なのは、基本操作を迷わず・正確にできることです。
優先順位はGoogle系→Slack→Notion
7つ全部を一度にやろうとしなくて大丈夫です。使用頻度で言えば、まずGmail・カレンダー・スプレッドシートのGoogle系3点セット。ここが業務の土台になります。次にSlack(連絡の主戦場)、最後にNotion(案件によっては使わない)の順で触れば効率的です。
「使えます」と言えるようになる練習法
ツールは記事を読むだけでは身につきません。おすすめは、自分の生活をツールで運用してしまうことです。
1. 自分専用ワークスペースを作る
SlackもNotionも、個人で無料ワークスペースを作れます。Slackには家族の予定や買い物メモのチャンネルを作り、リマインダー機能を毎日使ってみる。Notionには家計簿や読書リストをデータベースで作ってみる。1〜2週間の生活利用で、基本操作は自然に手になじみます。
2. 架空の社長の1週間を管理してみる
Googleカレンダーに架空の経営者の予定(会議、移動、会食)を組み、変更依頼が来た想定で組み替える練習をします。スプレッドシートで「経費精算リスト」を作って集計すれば、そのまま面接で見せられるサンプルにもなります。
3. 一人Zoom会議で画面共有に慣れる
Zoomは一人でも会議を開けます。自分だけの会議室で入退室、画面共有、録画を一通り操作しておくと、本番で「共有の仕方が分からない」と慌てることがなくなります。
面接で「Notionで家計簿データベースを自作しています」と話したら、「それができれば十分です」とその場で言われました。(未経験からオンライン秘書になった方の声)
応募書類・面接での伝え方
練習したら、職務経歴書のスキル欄には「Slack(個人ワークスペースで日常利用)」「Notion(データベースでのタスク管理を自習)」のように、利用場面つきで書きましょう。単に「使えます」と書くより実態が伝わり、未経験でも信頼されやすくなります。
まとめ
オンライン秘書のツールの壁は、正体を知れば7つの基本操作にすぎません。すべて無料で今日から練習でき、練習の過程そのものが面接でのアピール材料になります。
まずはSlackの個人ワークスペースを作って、明日の予定をリマインダー登録するところから始めてみてください。それがオンライン秘書への一歩目です。