12月が近づくと、経営者や個人事業主のクライアントからよく聞こえてくるのが「お歳暮と年賀状、今年もギリギリになりそう」という声です。どちらも毎年必ず来る業務なのに、本業が忙しい年末に重なるため、後回しになりがちです。
だからこそ、11月のうちに段取りを組めるオンライン秘書は重宝されます。この記事では、年末のあいさつ業務をサポートする手順を、お歳暮と年賀状に分けて紹介します。
まずは年末あいさつの全体スケジュール
時期 | お歳暮 | 年賀状 |
|---|---|---|
11月上旬 | 送付先リストの確認・更新 | 送付先リストの確認、喪中はがきの記録 |
11月中旬 | 品物と予算の決定、注文 | デザインと文面の決定、印刷の手配 |
11月下旬〜12月上旬 | 発送日の指定(地域の慣習に合わせる) | 宛名の準備・チェック |
12月中旬 | 到着確認・お礼状への対応 | 投函(元日に届けたい場合は12月中旬〜下旬が目安) |
お歳暮は一般的に12月上旬〜20日ごろまでに届ける習慣ですが、地域によって時期が早いこともあります。投函や発送の正確な期限は、その年の日本郵便や各通販サイトの案内で必ず確認しましょう。
1. 送付先リストを「生きたリスト」にする
お歳暮も年賀状も、出発点は送付先リストです。昨年のリストをそのまま使うと、移転した取引先や担当者の異動、取引が終わった相手が混ざってしまいます。
・昨年の送付先と、今年新たに取引が始まった相手を突き合わせる
・住所・会社名・役職・担当者名の変更をクライアントに確認してもらう
・届いた喪中はがきを記録し、年賀状の送付先から外す
スプレッドシートで「お歳暮/年賀状/送付済み/届いた」の列を作っておくと、来年以降も使える財産になります。
2. お歳暮:決めることは「誰に・何を・いくらで」
お歳暮で秘書がサポートできるのは、選択肢を絞って提案することです。相手との関係性ごとに予算帯を決め、候補の品物を2〜3つ用意してクライアントに選んでもらいます。最終決定はクライアント、選びやすくするのが秘書の役割です。
注文後は、のし(表書き・名入れ)の指定、配送日の指定、送り状番号の記録までを管理表で追います。取引先によっては贈答品の受け取りを辞退している会社もあるので、昨年の記録や先方の方針も確認しておくと安心です。
3. 年賀状:文面とデザインを先に決める
年賀状で時間がかかるのは、文面とデザインの決定です。11月中旬までにクライアントに候補を見せ、決めてもらうのが理想。印刷サービスを使う場合は、早期割引の締め切りも確認しておきます。
宛名の印刷前には、社名・役職・氏名の誤字を二重チェック。取引先の名前の誤りは、年始早々の失礼になってしまいます。最近は年賀状をやめてメールでのごあいさつに切り替える会社も増えているので、「今年はどうされますか?」とクライアントの方針を最初に確認しておきましょう。
昨年は12月20日を過ぎても年賀状の文面が決まらず大慌てでした。今年はオンライン秘書さんが11月頭にリストと候補デザインを送ってくれて、12月は確認するだけで済みました。(小さな会社の経営者)
提案するなら「今」
この業務は、言われる前に提案できるかどうかで評価が大きく変わります。10月中〜11月初旬に「今年のお歳暮と年賀状、リストの見直しから始めましょうか?」と声をかけるだけで、クライアントにとっては「年末の悩みが一つ減った」体験になります。一度担当すると、毎年の定例業務として任されやすいのもこの仕事の特徴です。
まとめ
お歳暮と年賀状のサポートは、リスト整理・選択肢の提案・期限管理・誤字チェックという、オンライン秘書の得意分野がそのまま活きる年末業務です。11月に段取りを組めば、クライアントの12月はぐっと楽になります。担当しているクライアントがいれば、まずは昨年の送付先リストがどこにあるかを聞くところから始めてみてください。