オンライン秘書の業務の中でも、依頼頻度が高いのがメール対応の代行です。受信箱の整理から返信の下書き、クライアント名義での送信まで任される範囲はさまざまですが、共通するのは「自分のメール」ではなく「クライアントの顔としてのメール」を書くということ。ここが普通のメールスキルとの最大の違いです。
この記事では、メール代行で信頼される書き方の原則と、現場でそのまま使える定番文例を紹介します。
大原則:自分の文章ではなく「その人の文章」を書く
メール代行の第一歩は、クライアントの過去のメールを読み込むことです。見るポイントは3つ。
・宛名と結びの型(「◯◯様」か「◯◯さん」か。「よろしくお願いいたします」か「引き続きよろしくお願いします」か)
・文の温度感(かっちりした敬語か、少し柔らかめか。絵文字や「!」を使う人か)
・署名と定型部分(役職表記、電話番号の載せ方)
過去メール10通も読めば、その人の「らしさ」はつかめます。受任直後に「トーンの確認シート」を作ってクライアントに見せると、認識合わせが一度で済み、プロらしい立ち上がりになります。
送信前チェック5項目
クライアント名義のメールは、誤送信ひとつで信頼に関わります。送信前に毎回この5つを確認しましょう。
チェック項目 | ポイント |
|---|---|
宛先(To/Cc/Bcc) | 返信は全員に返すべきか、個人宛てか。Bccの扱いは事前ルール化 |
宛名と社名 | 相手の社名・氏名の誤字は致命傷。コピペで確実に |
添付ファイル | 「添付します」と書いて未添付、旧版の添付に注意 |
日時の整合性 | 曜日と日付のズレ(「9/25(金)」など)は指差し確認 |
判断が要る内容か | 金額・契約・謝罪に関わるものは送信前にクライアント確認 |
特に最後の項目が重要です。「即答できるメール」と「クライアントの判断を仰ぐメール」の線引きを契約時に決めておくと、事故がほぼなくなります。
そのまま使える定番文例5つ
1. 日程調整(候補日の提示)
「お世話になっております。◯◯(会社名)の△△でございます。お打ち合わせの日程につきまして、下記の候補をお送りいたします。
・9月◯日(火)10:00〜11:00
・9月◯日(木)14:00〜15:00
ご都合いかがでしょうか。上記で難しい場合は、ご都合のよい日時を2〜3いただけますと幸いです。」
ポイントは候補を2〜3に絞ること。多すぎる候補はかえって相手の負担になります。
2. 受領・お礼
「お世話になっております。資料を拝受いたしました。お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございます。内容を確認のうえ、◯日までにあらためてご連絡いたします。」
「いつまでに次の連絡をするか」を一文入れるだけで、受け取り連絡が「仕事が進む連絡」に変わります。
3. やわらかいお断り
「ご提案いただきありがとうございます。社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。せっかくのお申し出に沿えず心苦しいのですが、またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。」
断りの理由は詳細に書きすぎないのがコツ。感謝→結論→今後への含み、の3段構成で角が立ちません。
4. やんわり催促(リマインド)
「お世話になっております。◯日にお送りした△△の件、ご確認いただけましたでしょうか。行き違いでしたら申し訳ございません。お手すきの際にご一報いただけますと幸いです。」
「行き違いでしたら」のひと言が、相手を責めない催促の定番クッションです。
5. 不在時の一次返信
「お世話になっております。◯◯のアシスタントを務めております△△と申します。あいにく◯◯は本日終日外出しております。ご用件は承りましたので、◯◯に申し伝え、明日中にあらためてご連絡いたします。」
秘書名で返す場合の基本形。「いつまでに折り返すか」を必ず添えます。
受任初週に過去メールからトーン表を作って「この書き方で合っていますか?」と確認したら、「そこまでやってくれた人は初めて」と、メール全件を任せてもらえるようになりました。(オンライン秘書・3年目)
まとめ
メール代行の価値は、速く返すことよりも「クライアントの顔として恥ずかしくない文章を、事故なく出し続ける」ことにあります。トーンの読み込み、送信前5項目チェック、判断ラインの事前合意——この3つを整えたうえで、定番文例を自分のテンプレ集に育てていきましょう。まずは今日、よく使う3パターンを自分の言葉でテンプレ化するところからどうぞ。