オンライン会議の議事録は、オンライン秘書が最初に任されることの多い定番業務です。そして「議事録がうまい人」は、そのまま会議の運営やタスク管理まで任される人になっていきます。この記事では、評価される議事録の作り方を工程ごとに解説します。
そもそも議事録は「発言録」ではない
会話を全部書き起こす必要はありません。読み手が知りたいのは次の3つだけです。
- 決まったこと(決定事項)
- やること(誰が・何を・いつまでに)
- 持ち越したこと(未決事項と次回の論点)
この3つを押さえた1枚が、最も感謝される議事録です。
会議前: 準備で8割決まる
- アジェンダをもらい、議事録の見出しを先に作っておく(当日は埋めるだけ)
- 参加者の名前と役割を確認(誰の発言か迷わない)
- 前回の議事録を読み返し、持ち越し事項を冒頭に並べておく
会議中: 記録のコツ
コツ | 内容 |
|---|---|
記号でメモ | 「★=決定」「→=タスク」「?=未決」と記号を決めて速記する |
数字と固有名詞を優先 | 金額・日付・人名は聞き逃すと復元できない。最優先で書く |
曖昧はその場で確認 | 「この件は◯◯さんが今週中、で合っていますか?」と会議中に確認できると一気に信頼される |
録画・文字起こしツールが使える場合も、頼り切らずに要点メモを並行させると、まとめ時間が大幅に短くなります。
会議後: 当日中に出す
議事録の価値は鮮度です。時間が経つほど参加者の記憶も熱も冷めます。「会議終了から2時間以内」を目安に、次のテンプレートで整えて共有しましょう。
【会議名/日時/参加者】
■決定事項(箇条書き)
■タスク(担当者・期限つきの表)
■未決事項・次回論点
■補足メモ
タスクは「◯◯さん: △△を9/12(金)までに」のように、担当と期限を必ずセットにします。ここが曖昧な議事録は、仕事を前に進めません。
もう一歩の気配りで「任される人」に
- 共有時に「期限が近いタスクはこの2件です」と一言添える
- 次回会議の前日に、タスクの進捗リマインドを流す
- 議事録をフォルダで整理し、過去の決定をすぐ引ける状態にしておく
ここまでやると、議事録係から会議運営のパートナーに役割が変わり、契約の安定と単価につながります。
まとめ
議事録は「決定・タスク・持ち越し」の3点整理と当日中の共有がすべてです。見出しの事前準備と記号メモで時短し、リマインドまで担えば、「会議はあなたに任せたい」と言われる存在になれます。