多くの企業は10月から下期に入ります。クライアントの「下期の立ち上がり」を軽くしてあげられるかどうかで、オンライン秘書の評価は大きく変わります。9月にやっておきたい準備を、クライアント向け6つ+自分向け4つのチェックリストにしました。
クライアント向けの準備(6項目)
1. 下期の定例会議を仮押さえ
10月に入ってから調整すると、関係者の予定はもう埋まっています。9月中旬までに下期の定例をまとめて仮押さえしておきましょう。
2. 上期の振り返り資料の下ごしらえ
売上・経費・主要な出来事を時系列にまとめた「素材集」を作っておくと、クライアントの下期計画づくりが一気に楽になります。
3. 請求・入金の締め確認
上期分の未入金・未請求を洗い出し、月末までに整理。「上期の帳尻が合った状態」で10月を迎えられるようにします。
4. 連休前後のスケジュール調整
9月後半の連休(敬老の日・秋分の日)を挟む週は、会議の前倒し・後ろ倒しの調整が発生しがち。早めにリマインドを入れます。
5. 契約・サブスクの棚卸し
使っていないツールの解約候補をリスト化して提案。コスト削減の提案は最も感謝される仕事のひとつです。
6. 年末に向けた予告
年末調整・お歳暮・年賀状など、10〜12月に発生する作業を一覧にして「そろそろ準備が要ります」と先回りで共有します。
自分の事業の準備(4項目)
7. 上期の実績を数字でまとめる
対応件数・削減できた時間など、自分の貢献を数字にしておくと、単価交渉や新規営業の材料になります。
8. 稼働時間と単価の見直し
下期に向けて、無理のある稼働がないか点検。値上げや条件変更の相談は、区切りの良い10月開始が切り出しやすいタイミングです。
9. ポートフォリオ・プロフィールの更新
上期に増えたスキル・実績を反映。下期は新規案件の募集も動きます。
10. 自分の休みを先に確保
年末に向けて忙しくなる前に、休暇予定をカレンダーに入れてクライアントに共有しておきましょう。休みの計画も仕事の段取りのうちです。
下期初日に「もう準備できています」と言える秘書は、それだけで契約更新の理由になります。
まとめ
9月は「クライアントの下期を軽くする準備」と「自分の事業の棚卸し」を並行で進める月です。10項目を週2〜3個ずつ消化すれば、無理なく月内に完了できます。